Solusi Software Legal dan Murah bagi Dunia Usaha

by: sigit wasi

UU No 19 th 2002 yang mengatur mengenai Hak Cipta dan Hak Atas Kekayaan Intelelktual (HAKI) telah diberlakukan sejak tahun 2003.

Sebagai salah satu langkah untuk memberlakukan dan menegakkan UU tersebut, aparat Kepolisian RI secara periodik melakukan kegiatan sweeping atau razia software secara serentak di Indonesia.

Mau tidak mau, keresahan hebat muncul akibat kegiatan sweeping penegakan HAKI bidang software tersebut, khususnya di perusahaan-perusahaan. Bahkan sebagian besar memilih menutup sementara usahanya atau menyimpan sementara perangkat-perangkat komputer yang dimilikinya. Kondisi semacam ini tentunya perlu disikapi secara arif dan posiitif oleh para pelaku usaha dalam kerangka untuk mendukung penegakan undang-undang tetapi tetap menjaga kelangsungan dan kelancaran usahanya

Berikut ini beberapa langkah kunci yang perlu segera dilakukan oleh para pelaku usaha 

1. Pelaku usaha harus memiliki komitmen

Bagi dunia usaha, faktor utama yang dibutuhkan untuk kondisi ini adalah kemauan dan komitmen dari para pimpinan perusahaan. Dengan berlandaskan tidak melanggar UU dan tetap menjaga produktivitas usaha, maka kebijakan mengenai bagaimana perusahaannya memanfaatkan komputer beserta softwarenya harus segera ditetapkan.

Karena yang dibutuhkan adalah kebijakan penting yang menyangkut kelangsungan usaha, maka disarankan untuk “segera” dan tidak menunda untuk memahami kondisi ini dari segala aspek, meminta masukan dari berbagai pihak baik di internal perusahaan maupun eksternal, dan ambil kebijakan.

Perlu juga konsistensi pemegang kebijakan untuk memantau bagaimana kebijakan pemanfaatan software di perusahaannya itu dilaksanakan dan dipatuhi. Penyusunan time schedule dan pedoman teknis bisa didelegasikan kepada person atau departemen (mis: IT / EDP / MIS) di perusahaan yang lebih memiliki pengetahuan teknis mengenai komputer dan software.

2. Memahami UU, ruang lingkup dan implikasinya bagi dunia usaha

Langkah dan kebijakan perusahaan yang akan diambil berkaitan dengan pemanfaatan software komputer legal tentunya harus dilandasi dengan pemahaman mengenai dasar hukum yang ada. UU no 19 th 2002 perlu dipahami khususnya dalam konteks pemanfaatan program atau software komputer sebagai salah satu bentuk karya cipta intelektual, secara legal.

Menurut UU no 19 th 2002 pasal 72 ayat 3 jelas diatur bahwa :

Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak memperbanyak penggunaan untuk kepentingan komersial suatu program komputer dipidana dengan pidana penjara paling lama lima tahun dan/atau denda paling banyak Rp 500 juta

Saat ini masih ada sedikit kontroversi antara pemakaian dan definisi istilah “komersial” dan “non-komersial”, karena bila dicermati : End-user Licensed agreement atau EULA dari vendor-vendor internasional tidak pernah meng-gratiskan software mereka baik untuk kepentingan non komersial atau sosial sekalipun !, yang ada hanyalah kebijakan diskon harga.

Terlepas dari itu, sebagai pelaku usaha tentunya kita bisa dikatakan sebagai institusi komersial walaupun ada aspek-aspek dalam operasionalnya yang non-komersial. Implikasi dari UU tersebut, seluruh software komputer yang kita manfaatkan dalam operasional usaha harus “legal”. Dalam operasional usaha meliputi seluruh proses mulai dari proses desain, perencanaan, produksi, pengendalian, administrasi, keuangan, promosi, marketing, inventory, humas, dll seluruhnya harus legal tanpa kecuali!. Jangan pernah berpikir bahwa kalau sudah ada beberapa yang legal, yang lain ilegal tidak apa-apa !.

3. Memahami jenis dan kriteria software komputer yang legal

Bila telah memahami dasar hukum apa yang melandasi, maka yang harus dipahami pula adalah sebenarnya : “Software yang disebut legal itu yang seperti apa ? “

Pengetahuan ini penting sekali untuk dikuasai. Tetapi yang perlu diketahui terlebih dahulu adalah bahwa Software Komputer merupakan produk teknologi yang demikian cepat berkembang dari waktu ke waktu. Software komputer diproduksi oleh beribu-ribu vendor software baik vendor internasional (Microsoft, Corel, Borland, Novell, Adobe, dll) maupun vendor-vendor software lokal, yang masing-masing memiliki sistem perjanjian lisensi kepemilikan (license aggreement) yang bisa berbeda satu dengan lainnya.

Hal ini berpotensi menyebabkan para pembeli dan pengguna software menjadi bingung dan bahkan tidak yakin apakah software yang dimilikinya telah bisa dikatakan LEGAL atau belum. Berikut secara singkat penjelasan mengenai jenis-jenis software yang ada.

Menurut cara kepemilikannya, software komputer bisa dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu :

• Software Proprietary

Software-software yang hanya dapat dimiliki dan digunakan secara sah setelah pengguna “membeli atau membayar” lisensi pemakaiannya. Biasanya software jenis ini menyediakan evaluation version/ shareware version atau versi trial agar pengguna bisa mencoba terlebih dahulu, tetapi ingat ! tidak untuk komersial !. Contoh : MS Windows, Adobe Photoshop, AutoCAD, dll

• Software OpenSource (GPL)

Software yang dikembangkan secara terbuka, sah untuk didistribusikan, dimanfaatkan, bahkan dikembangkan lagi secara bebas dan gratis. Jenis lisensinya adalah GPL (atau General Public License. Contoh : Sebagian besar software berbasis Linux. Software dengan lisensi ini boleh dipakai, digandakan secara bebas.

• Software freeware

Software yang bisa dimiliki dan dimanfaatkan secara bebas atau free, tetapi pada umumnya dengan limitasi “untuk Private use only” atau tidak untuk keperluan komersial. Perlu hati-hati dengan jenis lisensi ini khususnya bagi perusahaan. Contoh : Antivirus, utility-utility, dll

Karena ada jenis lisensi yang berbeda, maka disarankan untuk selalu mencari tahu jenis lisensi software yang saat ini digunakan dengan cara : Membaca EULA atau License agreement yang selalu disertakan bersama software. Saat instalasi pasti selalu ditampilkan teks licensed agreement nya.

Fakta di lapangan, yang terjadi di Indonesia, hampir 80-90% software yang dimanfaatkan untuk kepentingan operasional usaha adalah “software proprietary” baik itu sistem operasi nya maupun aplikasi-aplikasinya.

Dengan kondisi seperti saat ini di mana kita harus mengikuti ketentuan / UU yang ada sekaligus di lain pihak kita harus tetap memperhitungkan efisiensi usaha untuk menjaga kelangsungan usaha, maka upaya untuk mengurangi prosentase kepemilikan software proprietary di perusahaan merupakan salah satu langkah yang CERDAS .

Berkaitan dengan sweeping atau razia yang dilaksanakan untuk penegakan UU Haki, sebagai objek pemeriksaan utama tentunya adalah software-software Proprietary yang dimiliki. Pertanyaannya, bagaimana software proprietary yang dimilki bisa dikatakan sah ? .

Syarat legalitas suatu software proprietary memang beragam sesuai vendornya. Tetapi sebagai vendor software terbesar, Microsoft dapat dijadikan sebagai acuan. Di samping tingkat pengguna yang sangat inggi, Microsoft memiliki sistem lisensi kepemilikan yang sangat variatif dan bisa dikatakan cenderung kompleks (Materi ini perlu dijelaskan tersendiri di sesi Microsoft Indonesia)

Pada umumnya syarat legalitas software proprietary adalah :

• Keberadaan CD installer dan Box original lengkap dengan Manual
• Keberadaan COA atau certificate of authentication, biasanya berupa label dengan serial number atau product key
• Keberadaan EULA atau enduser license agreement, bisa dalam bentuk cetakan atau dalam bentuk file di folder software setelah diinstalasi
• Keberadaan Bukti pembelian / faktur, sebagai dokumen pendukung.
• Jumlah lisensi yang dimiliki sesuai dengan jumlah software yang terinstalasi.

Syarat di atas biasanya untuk jenis full-product. Ada beberapa model kepemilikan lain seperti misalnya : OEM, di mana software diperoleh bersama dengan pembelian perangkat komputer (PC/notebook). Jenis ini biasanya tidak disertai CD installer dan Box, tetapi sudah di-pre-installed di dalam perangkat. Hanya dilengkapi dengan label COA saja. Dan berbagai jenis kepemilikian lainnya, bisa berbeda syarat legalitasnya. Untuk itu jangan lupa tanyakan dan konsultasikan terlebih dahulu ketika anda berencana membeli software proprietary !

4. Re-Inventarisasi Kebutuhan perangkat Komputer dan Software untuk operasional usaha

Setelah memahami jenis-jenis lisensi software dan segala konsekuensinya, maka langkah berikutnya yang harus segera dilakukan adalah Re-Inventarisasi Kebutuhan Komputer dan Software di perusahaan anda.

Kita tidak bisa pungkiri bahwa sekian tahun masyarakat termasuk dunia usaha di Indonesia telah terbiasa dan dimanjakan dengan software-software proprietary yang bisa diperoleh dan digunakan secara murah dan bahkan gratis, tinggal kita minta kepada vendor komputer untuk diinstalasikan software yang dibutuhkan. Dan kita tidak bisa pungkiri juga adalah sebagian besar usaha kecil, menengah, dan besar telah begitu “bergantung” pada komputer beserta softwarenya untuk melangsungkan usahanya. Untuk beralih ke sistem manual 100% tentunya merupakan langkah yang kontraproduktif, bahkan bisa dikatakan tidak mungkin untuk beberapa sektor.

Sekarang, sebagai pelaku usaha, kita harus berhitung ulang bahkan melakukan desain ulang terhadap model pemanfaatan komputer dan software dalam operasional usaha.

Beberapa langkah yang perlu dilakukan berikut ini bisa dilakukan sendiri oleh pimpinan atau untuk perusahaan menengah-besar bisa didelegasikan kepada bagian IT/EDP untuk itu.

• Identifikasi ulang kebutuhan komputer di setiap bagian
• Kecenderungan saat ini, karena harga semakin murah, keberadaan komputer di perusahaan cenderung berlebih. Padahal saat ini harga hardware lebih murah dari harga software-nya
• Beberapa karyawan dengan fungsional pekerjaan yang berbeda tidak harus memiliki komputer sendiri-sendiri, bisa berbagai menggunakan perangkat yang sama.
• Identifikasi kebutuhan software secara tepat guna

Pada langkah ini perlu didesain ulang komposisi pemakaian software yang benar-benar tepat guna dan efisien, dengan memperhatikan faktor :

■ Biaya kepemilikan software

■ Keberadaan software alternatif (opensource/freeware)

Software-software proprietary yang tidak benar-benar perlu bisa dihilangkan, atau pertimbangkan untuk menggunakan jenis opensource.

Kebutuhan software minimal untuk pekerjaan bisnis dan perkantoran (office automation) adalah :

■ Operating system

■ Office applications (word processor, spreadsheet, presentation, contact)

■ Internet connection (browser & email)

■ Utility antivirus

Untuk jenis pekerjaan yang spesifik, perlu ditambah aplikasi yang sesuai seperti CorelDraw dan Adobe Photoshop (grafis), AutoCAD untuk bidang konstruksi, dll.

Skema perbandingan biaya kepemilikan software untuk 1 unit komputer perkantoran berikut bisa menjadi bahan masukan

PROPRIETARY
OS MS Windows XP Home Edition $94

Office App MS Office 2007 Basic $186

Internet Internet Explorer

Outlook Express built-in

Mozilla Firefox

Evolution/ Thunderbird free

Utility AntiVirus BitDefernder, / Norman, dll $10 ClamWin Antivirus Free

TOTAL $ 2800

Rp. 2.660.000

CAD AutoCAD 2008 $ 3.800

Graphics Adobe Photoshop CS3 $ 350

CorelDRAW X3 $ 650

Server MS Windows 2003 Server 5 clt $ 737

OPENSOURCE

OS: Ubuntu Linux free
OpenOffice 3. free
GIMP
ProgeCAD / VariCAD

Re-inventarisasi kebutuhan komputer dan software diharapkan dapat menghasilkan rancangan yang lebih tepat guna dan efisien.

Sebagai catatan untuk perbandingan biaya kepemilikan software di atas, khususnya untuk pemanfaatan software opensource, mungkin dibutuhkan adanya pelatihan SDM untuk bisa lebih cepat ber-migrasi atau mengadaptasi software baru. Biaya pelatihan pada umumnya berkisar antara Rp. 300 ribu – Rp. 500 ribu-an per orang.

Opensource merupakan alternatif yang patut diperhitungkan karena akan sangat menurunkan Total cost of software ownership. Dan efisiensi biaya kepemilikan tidak hanya diperoleh saat ini saja tetapi untuk waktu-waktu selanjutnya, karena kita tetap dapt menikmati update versi secara free. Di software proprietary tentunya tidak ! Setiap versi barumuncul maka untuk meng-update (bila perlu) kita tetap harus membeli lisensi lagi !. Begitu seterusnya.

5. Pengadaan melalui jalur yang tepat

Setelah rancangan kebutuhan software disusun, maka saatnya melakukan pengadaan dengan benar. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan software (proprietary) adalah sebagai berikut :

• Konsultasikan terlebih dahulu rencana pembelian anda kepada reseller/ dealer terdekat, perwakilan resmi vendor ybs di Indonesia, atau pihak yang menyediakan jasa konsultasi bidang ini.
• Pembelian ke jalur yang terpercaya. Vendor/reseller/dealer resmi lebih baik, tentunya dengan pertimbangan harga yang kompetitif pula. Pilih yang bisa memberikan penjelasan dan support baik.
• Hindari pembelian melalui internet !
• Periksa kelengkapan legalitas produk ketika software diterima.
• Manfaatkan fitur-fitur validasi yang ada untuk menjamin produkyang anda miliki legal (misal: fasilitas aktivasi dan validasi on-line nya Microsoft)
• Simpan bukti pembelian dengan baik

6. Menumbuhkan budaya legal software

Apabila pengadaan dan implementasi software-software legal telah dilakukan, langkah berikutnya yang juga penting adalah menumbuhkan budaya kerja dengan software legal bagi seluruh SDM yang ada.

Re-inventarisasi dan implementasi software legal yang telah dilaksanakan akan tidak berguna apabila sumber daya manusia yang ada di perusahaan tetap berpotensi melakukan penyimpangan seperti misalnya :

• Menambahkan atau menginstalasi software ilegal di PC yang ada tanpa ijin
• Menyimpan material ilegal seperti : - CD master program ilegal, file-file mp3 bajakan, dll
• Melakukan instalasi ulang software dengan lisensi / serial number yang salah, dll
• Untuk mengantisipasi berbagai penyimpangan yang ada maka pimpinan perusahaan perlu melakukan :
• Menyusun dan memberlakukan ketentuan baru mengenai pemanfaatan komputer dan software secara legal dengan segala sanksi dan konsekuensinya
• Untuk perusahaan menengah-besar yang telah memiliki bagian IT / EDP, dapat memberdayakannya untuk melakukan pengawasan dan kontrol secara kontinu
• Meningkatkan kesadaran karyawan untuk menggunakan software legal

7. Memanfaatkan Jasa Konsultan bila Diperlukan

Permasalahan penggunakan software legal di dunia usaha bukan merupakan masalah yang sederhana. Di beberapa sektor usaha, dan juga di perusahaan skala menengah-besar, komputer telah menjadi tulangpunggung operasional perusahaan. Untuk melakukan pengadaan semua software yang dibutuhkan tentunya membutuhkan anggaran biaya yang tidak kecil, untuk beralih ke software opensource juga ragu-ragu apakah secara fungsional bisa menggantikan ? bagaimana cara pengadaannya ? apakah perlu pelatihan ulang SDM ? dll Terkadang hal itu tidak mampu dipecahkan sendiri oleh pelaku usaha, maka di sini peran konsultan sistem bisa dipertimbangkan. Bagaimana implementasi yang tepat bisa direncanakan dengan lebih efektif.

Demikian beberapa langkap dan aspek-aspek penting yang perlu dipahami, dimengerti dan segera ditindaklanjuti oleh para pelaku usaha di Indonesia pada umumnya dan di Jawa Tengah pada khususnya dalam rangka mensikapi upaya penegakan UU HAKI di bidang software komputer.
Semoga apa yang kami sampaikan ini bisa memberikan manfaat bagi dunia usaha.